...jak wyciągnąć od Rosjan dane z ich paszportów?
Zajmuje się tym PW w korespondencji do WR. Mogą to być skany paszportów (zagranicznych), albo wszystkie dane spisane z tych paszportów z adresem, rokiem i kierunkiem studiów, ale wtedy ryzykujemy jakiś błąd (jak w głuchym telefonie). Wydaje się, że nie jest to zbyt skomplikowany punkt programu, pozory jednak mylą! Dlatego żądać danych do zaproszeń należy z minimum dwumiesięcznym wyprzedzeniem, żeby dać im czas na powolne grzebanie się z tym, bo na to, że ich zdołacie via mail przyspieszyć, to raczej nie liczcie. Tutaj można ściągnąć wzór zaproszenia Polaków.

...jak zebrać wszystkie dane do zaproszeń od grupy polskiej?
Tu nie powinno być większych problemów, zwykle następuje pospolite ruszenie i w ciągu tygodnia macie na mailu skany paszportów od wszystkich uczestników. Przekazujecie je PW.

Wysłać polskie dane do zaproszeń. Robi to PW, żeby było oficjalnie. Gdyby WR po raz pierwszy załatwiał/a zaproszenia naukowe dla obcokrajowców, to go/ją poinformujcie, że zgodnie z umową między Polską a Rosją, artykułem 6, paragrafem 3 (do wglądu na stronie ambasady) wystarczy, że ich uniwersytet napisze pismo, w którym nas zaprasza, wymieni nasze dane z paszportów i podbije masą kolorowych pieczątek. Nie muszą latać do żadnych urzędów od spraw międzynarodowych – warto im to uświadomić, bo jeśli będą usiłowali wyrabiać naukowe zaproszenie przez ten sam urząd, co zaproszenia prywatne, (zamiast zwyczajnie w sekretariacie Dziekana), to potrwa pół roku... Niech nie kombinują, tylko załatwiają to na uniwerku. Możecie przesłać im skan zaproszenia z poprzedniej wymiany na wzór.(1, 2)

Napisać zaproszenie dla zagranicznych gości. Piszecie zaproszenie wg wzoru, zamieszczacie w nim przepisane ze skanów dane z paszportów zagranicznych Rosjan i wysyłacie do PW, która idzie z tym dokumentem do dyrektora Instytutu po niezbędną pieczątkę i podpis, a także do sekretariatu po pieczątkę Instytutu – szczerze mówiąc im więcej pieczątek tym lepiej, na przykład pieczątka koła naukowego jest bardzo ładna, można ją dorzucić dla powagi, warto też wydrukować zaproszenie na firmowym papierze UJ. Dzięki tym zabiegom estetycznym zaproszenie zrobi lepsze wrażenie w polskim konsulacie i oszczędzi waszym rosyjskim obmiennikom tłumaczenia się na przesłuchaniu u polskiego konsula, który (ten w Moskwie) uprzejmością nie grzeszy. O wiele lepszy jest w Petersburgu, ale nie można sobie wybrać, trzeba jechać wg rejonizacji. Informację, pod którego konsula podpadają, znajdą sobie na stronie ambasady polskiej w Moskwie. Jeżeli jedziecie do innego kraju, to tutaj znajdziecie adresy wszystkich polskich ambasad.

7 Zaproszenia
jak otrzymać od Rosjan dane z ich paszportów?
Jak zebrać dane od Polaków?
Wysłać polskie dane do Rosji
Napisać zaproszenie dla zagranicznych gości tu jesteś

DALEJ                         Wysyłanie zaproszenia za granicę