PW pisze mail do WR, w którym ustala warunki wymiany obowiązujące obie strony. Jeśli warunki są omawiane telefoniczne, to należypóźniej uzyskać pisemne potwierdzenie zgody. (Raz nam się Rosjanie wypierali obietnicy bezpłatnego akademika! Twierdzili, że nic nie pamiętają i to nawet mogła być prawda...) Warunki, wypisane w punktach, powinny brzmieć następująco (patrz: spis treści).

Zaproszenie naukowe. Obie strony załatwiają sobie nawzajem zaproszenie naukowe dla całej grupy, które zwalnia z opłaty za wizę. Większość krajów daje bezpłatne wizy naukowcom, sportowcom i członkom rodziny. Opłaty za wizę obowiązują głównie turystów i biznesmenów. Zaproszenie naukowe z uniwersytetu w danym kraju powinno gwarantować bezpłatną wizę naukową. Czasem się trzeba o to upomnieć, bo konsulaty wyzyskują niewiedzę ludzi i ściągają z nich kasę – dlatego warto zajrzeć na stronę internetową konsulatu i przeczytać, co jest w umowie o ruchu wizowym, jaką dany kraj zawarł z Polską. W przypadku Rosji umowa znajduje się na tej stronie (artykuł 6 paragraf 3). Strony internetowe innych konsulatów polskich można znaleźć tutaj.

Liczebność grupy. Zarówno polska jak i rosyjska grupa składa się z 8 do 10 osób licząc z PW/WR. Nie więcej niż 10 i nie mniej niż 8. Grupa ponad dziesięcioosobowa zaczyna z naturalnych przyczyn dzielić się na mniejsze grupki towarzyskie, a takie rozbicie dzielnicowe nie służy organizacji zwiedzania na miejscu. Z kolei grupa mniej niż ośmioosobowa ma problem na przykład z wynajęciem busa na wycieczkę, bo zbyt drogo wychodzi. Dlatego należy brać 10 osób, a jak ktoś zrezygnuje z przyczyn losowych (złamana noga itd.), to w dalszym ciągu macie nie mniej niż 8. Rosjan zaś powinno być tyle samo co was, bo wymiana zakłada takie same warunki dla obydwu stron, żeby było sprawiedliwie. To nie jest w porządku, jeśli Polaków pojedzie 8, a gości zagranicznych 15...

Opieka. Obie strony opiekują się sobą nawzajem podczas wymiany i oprowadzają po okolicach – organizują wycieczki do ciekawych miejsc, zwiedzanie miasta i okolic, w tym organizują transport do tego miejsca (na przykład zamawiają marszrutkę (busa), jeśli trzeba, łapią odpowiedni autobus, żeby obcokrajowiec nie musiał się głowić i samodzielnie dostawać do celu w obcej okolicy), przewodnika (może być po prostu student, który sobie wcześniej poczyta na ten temat).

Warunki wymiany:
    Zaproszenie naukowe, liczebność grupy, opieka tu jesteś

DALEJ        Bezpłatny nocleg
                     Meldunek i Termin